Manajemen Proyek

Pengertian Manajemen Proyek

Pengetahuan untuk mengelola suatu kegiatan yag bersifat spesifik, berbentuk sebuah proyek.

Fungsi Manajemen Proyek

                Fungsi dari manajemen proses adalah merupakan tindakan-tindakan manajemen semata-mata yang diarahkan pada sasaran yang telah ditetapkan, oleh karena itu penetapan tujuan/sasaran merupakan tindakan manajemen pertama, kemudian diikuti tindakan perencanaan, organisasi dan kordinasi, pelaksanaan, dan pengawasan dan pengendalian dengan pemanfaatan sumber daya yang tersedia secara efisien dan efektif.

Keuntungan Manajemen Proyek

1.      Kontrol yang lebih baik di bidang keuangan, fisik, dan sdm.

Dengan adanya kontrol yang baik dalam bidang keuangan, fisik, dan sdm membuat suatu organisasi menjadi lebih teratur dan bisa mendapat keuntungan yang lebih baik bagi organisasi tersebut serta manajemen proyek yang lebih terarah pada tujuannya.

2.      Meningkatnya relasi dengan customer.

Meningkatnya relasi dengan customer juga memberikan keuntungan bagi suatu organisasi. Dengan meningkatnya relasi dengan customer maka meningkat pula rasa kepercayaan customer dengan organisasi tersebut.

3.      Waktu pembangunan yang lebih singkat.

Dengan waktu pembangunan yang cepat memberikan keuntungan bagi organisasi.

4.      Biaya yang lebih rendah.

Dengan biaya yang lebih rendah maka suatu organisasi tidak membutuhkan biaya yang banyak.

5.      Kualitas lebih tinggi & meningkatnya reliabilitas.

6.      Keuntungan yang lebih besar.

7.      Meningkatnya produktivitas.

8.      Koordinasi yang lebih baik.

9.      Moral pekerja lebih baik.

Definisi Proyek

Proyek adalah usaha terkoordinasi, menggunakan kombinasi manusia, teknik, administrasi dan keuangan, dalam rangka mencapai tujuan yang spesifik dalam jangka waktu tertentu. [Managing Information Technology Projects, Graham McLeod & Derek Smith]

Atribut Proyek

1.      Mempunyai tujuan yang unik

Setiap proyek harus mempunyai tujuan (objective) yang terdefinisi dengan baik.

2.      Bersifat sementara.

Suatu proyek bersifat sementara karena apabila proyek yang dikerjakan telah diterapkan maka proyek-proyek lainnya akan dibuat.

3.      Dibangun berdasarkan progressive elaboration.

Suatu proyek dibangun berdasarkan suatu perincian kemajuan tertentu.

4.      Membutuhkan sumber daya dari berbagai area.

5.      Mempunyai pelanggan utama / sponsor proyek.

6.      Bersifat uncertainty.

Suatu proyek bersifat tidak pasti.

Proyek vs Kegiatan Operasional

Proyek	Kegiatan Operasional
Untuk mendukung kebutuhan organisasi	Visi & Misi untuk mencapai beberapa tujuan dari organisasi
Sementara & Unik	Terus menerus & Berulang
Berhenti ketika tujuan proyek tercapai	Tidak akan berhenti, justru diusahan agar bisnis dapat terus berjalan

Contoh Proyek Teknologi Informasi

1.      Tahun 2004, Steve Butler dalam bukunya IT Spending: Analyst Views menjelaskan bahwa : Pembelanjaan TI di seluruh dunia diperkirakan tumbuh antara 4% dan 6% setiap tahunnya. US saja tahun 2004 menghabiskan $752 milyar yang diprediksikan meningkat 5.7% pada tahun 2005 atau sebesar $795 milyar.

2.      Pembuatan website PT. MELATI GROUP

Melalui website perusahaan dapat mempublikasikan profil dan proses bisnis secara luas.

3.      Perakitan prototype Laptop SMK.

4.      Implementasi Planning IT pada Bank BNI.

5.      Proyek Cloud Computing Initiative.

6.      Salah satu contoh proyek IT di dunia (Indonesia) – SPAN

SPAN atau Sistem pembendaharaan dan anggaran negara adalah sebuah sistem berbasis teknologi informasi yang ditujukan untuk mendukung pencapaia prinsip-prinsip pengelolaa anggaran negara. Seluruh proses yang berkaitan dengan pengelolaan anggaran meliputi penyusunan anggaran, manajemen dokumen anggaran, manajemen komitmen pengadaan barang dan jasa, manajemen pembayaran, manajemen penerimaan negara, manajemen kas dan pelaporan diintegrasikan ke dalam SPAN.

Kendala Proyek

a.       Ruang Lingkup Proyek

Mendefinisikan apa yang termasuk dalam pekerjaan proyek, produk/servis/hasil yang diinginkan sponsor proyek.

b.      Waktu

Mendefinisikan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.

c.       Biaya

Mendefinisikan dana yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.

Manajemen Proyek

a.       Penerapan pengetahuan, keterampilan, alat-alat dan teknik untuk merancang aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek

b.      Manajer Proyek bertanggung jawab untuk mencapai tujuan proyek, melalui :

1.         Identifikasi kebutuhan proyek.

2.         Membangun atau mendefinisikan tujuan proyek dengan jelas (dan dapat dicapai).

3.         Menyeimbangkan permintaan kualitas yang diinginkan dengan ruang lingkup proyek, waktu dan biaya.

4.         Mengadaptasi spesifikasi, perencanaan dan pendekatan dari berbagai pertimbangan dan harapan dari semua stakeholder.

Stakeholders

Stakeholders adalah orang-orang yang terlibat atau dipengaruhi oleh aktivitas proyek. Kebutuhan dan keinginan stakeholders pada suatu proyek akan beraneka ragam. Yang termasuk stakeholders : sponsor proyek, manajer & tim proyek, staf pendukung, pengguna hasil proyek, supplier, “musuh proyek”(orang yang merasa dirugikan dengan adanya proyek yang berlangsung).

Knowledge Area

1.      Knowledge Area adalah kompetensi utama yang harus dikembangkan oleh manajer proyek.

2.      Project integration management kompetensi untuk mengintegrasikan berbagai elemen dari manajemen proyek.

3.      Project scope management kompetensi untuk mendefinisikan dan mengelola semua pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dengan baik.

4.      Project time management kompetensi untuk memperkirakan waktu yang dibutuhkan guna menyelesaikan proyek, membuat jadwal proyek yang wajar dan menjamin ketepatan waktu dalam menyelesaikan proyek.

5.      Project cost management kompetensi untuk persiapan dan pengelolaan budget proyek.

6.      Project quality management kompetensi untuk menjamin bahwa proyek yang dilakukan akan memuaskan dan memenuhi kebutuhan yang sudah disepakati sebelumnya.

7.      Project human resources management kompetensi yang berkaitan dengan efektivitas menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek.

8.      Project communication management; kompetensi untuk membuat, mengumpulkan, menyebarkan dan menyimpan informasi proyek.

9.      Project risk management; kompetensi untuk mengidentifikasi, menganalisis dan merespon resiko-resiko yang berkaitan dengan proyek yang dikerjakan.

10.  Project procurement management; kompetensi untuk memperoleh barang-barang dan servis untuk mendukung pelaksanaan proyek baik dari dalam maupun dari luar organisasi.

Tools & Technique

Project Management Tools & Technique adalah alatyang digunakan untuk menilai manajer proyek dan timnya dalam melaksanakan proyek berkaitan dengan 9 knowledge area, Yaitu :

Knowledge Area	Tool and technique examples
Integration Management	Project selection methods, project management methodology, stakeholders analysis, project charters, project management plans, work authorization systems,…
Scope Management	Project scope statements, WBS, statements of works, requirements analysis, scope change control,…
Time Management	Gantt Charts, Project Network Diagrams, Critical Path Analysis,PERT, milestone reviews,…
Cost Management	Net present value, return on investment, payback analysis, business cases, earned value management, project portfolio management, cost estimates, cost management plan, financial software
Quality Management	Six Sigma, Quality Control Charts, Pareto Diagrams, Fishbone /Ishikawa Diagrams, Quality Audits, Maturity Models, Statistical Methods
Human Resources  Management	Motivation techniques,Emphatic listening, team contracts, responsibility assignment matrices, resources histograms, resources leveling, team building exercises
CommunicationsManagement	Communication management plan, conflict management, project Web sites,Templates, status reports, …
Procurement Management	Make-or-buy analysis, contracts, requests for proposals or quotes, sources selection, negotiating, eprocurement
Risk Management	Risk management plan, probability/impact matrix, risk ranking, Monte carlo simulation, top-ten risk item tracking

Peran Manajer Proyek

1.      Mediator antara proyek dan stakeholders.

Peran manajer proyek adalah menjadi suatu penghubung antara proyek dengan orang-orang yang terlibat atau dipengaruhi oleh aktifitas proyek.

2.      Bertanggung jawab akan kesuksesan proyek sejak perencanaan, pelaksanaan proyek hingga penutupan/penyelesaian proyek.

Keterampilan yang dibutuhkan Manajer Proyek

1.      Kepemimpinan.

Mempunyai sosok kepemimpinan adalah hal yang perlu dimiliki oleh seorang manajer. Dengan sosok kepemimpinan yang dimiliki maka para karyawan akan lebih menghormati manajer tersebut

2.      Soft skills/ human relations skills.

Seorang manajer juga harus mempunyai suatu kemampuan yang baik.

3.      Negosiasi & manajemen konflik.

Seorang manajer juga harus menjadi seorang negosiator yang baik sehingga apabila terjadi masalah, masalah tersebut bisa diselesaikan dengan cepat dan memberikan kebaikan bagi masing-masing pihak.

4.      Problem Solving.

5.      Project Management Knowledge Area.

6.      Pengetahuan yang luas berkaitan dengan bidangnya, seperti keuangan, akunting, sales, marketing, logistik, strategic planning, tactical planning, kompensasi, teknologi informasi, dll.

Faktor-faktor pendukung keberhasilan Proyek

1.      Dukungan eksekutif.

Dengan adanya dukungan dari para eksekutif maka suatu proyek akan lebih mudah dikerjakan.

2.      Keterlibatan user.

Melibatkan user juga menjadi faktor pendukung keberhasilan proyek. Suatu organisasi bisa meminta bantuan user untuk menilai apakah proyek yang dijalankan sesuai dengan keinginan para user.

3.      Pengalaman manajer proyek.

Dengan adanya pengalaman yang luas maka suatu proyek akan berjalan dengan lancar dan bisa menganalisa kesalahan yang pernah diperbuat dalam proyek-proyek sebelumnya.

4.      Tujuan bisnis yang jelas.

Dengan tujuan yang jelas maka proyek menjadi lebih terarah.

5.      Scope yang kecil.

6.      Perangkat lunak standar.

7.      Firm basic requirements.

8.      Metodologi formal.

9.      Estimasi yang terandalkan.

10.  Kriteria lainnya, seperti milestones, perencanaan yang tepat, staf yang kompeten dan rasa kepemilikan.